HM-DMS

Dokumenten-Managementsystem

Das Dokumenten-Managementsystem für kleine und mittelständische Betriebe.

Mit dem Dokumenten-Management von HM-Software verwalten Sie alle Dokumente, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Unsere Dokumentenverwaltung unterstützt Sie in allen Bereichen. Von der Erstellung der Dokumente mit frei definierbaren Vorlagen, über das Zuordnen von bestehenden Dokumenten mittels Import oder Drag und Drop, aus dem Explorer oder Outlook. Sie können beliebig viele Dokumentenbereiche für Ihre Abteilungen und Arbeitsplätze einrichten. Sie können jeden Datensatz im System einem Dokumentenordner zuordnen, z.B. für Angebote, Artikel, Proben, Adressen, Posteingänge, E-Mails usw.. Verwenden Sie Schlagwörter, Notizen und Wiedervorlagen. So vergessen Sie keinen Termin und finden Ihre Dokumente immer wieder. Alle integrierten Dokumente unterliegen einer Revisions- und Versionsverwaltung, mit bis zu 3 Freigabeebenen. Bei Microsoft-Produkten können Sie deren Änderungsnachverfolgung verwenden.

Alle Dokumente in einem System

Verwalten Sie all Ihre Dokumente wie Angebote, Rechnungen, Posteingänge, E-Mails, Schriftverkehr, Bilder, Videos usw., übersichtlich in einem System.

Alle Dokumente auf allen Plattformen

Greifen Sie auf Ihre Dokumente, Bilder und Videos, sowohl online als auch offline zu. Ob Mac, IPad, IPhone, Android, Windows oder WEB-Browser. Sie können mit allen Plattformen auf Ihre Dokumente zugreifen.

Revisions-, Versions- und Freigabesystem mit Historie

Nutzen Sie die Funktionen für die Revisions- und Versionsverwaltung zur Bearbeitung, Prüfung, Abnahme und Freigabe Ihrer Dokumente. Für jede Statusänderung wird eine Dokumentenkopie erzeugt und als Revision abgelegt. Sie haben jederzeit den Zugriff auf die Historie. Für Microsoft-Dokumente (Word, Excel, PowerPoint) existieren Dokumentenvergleiche für die Änderungsverfolgung.

Dokumentengruppen, Benachrichtigungen und Lesebestätigungen

Jedes Dokument können Sie einer oder mehreren Dokumentengruppen mit Benutzer zuordnen, z.B. SOP-Dokumente für die chemische-Analyse. Wenn ein Dokument innerhalb einer Gruppe geändert und freigegeben wird, werden die Benutzer automatisch informiert und müssen das Dokument öffnen, lesen und quittieren. Der/Die QS-Beauftragte hat somit immer die Übersicht über den Informationsstand der Mitarbeiter.

Notizen, Wiedervorlagen, Schlagwörter

Zusätzlich können Sie die Dokumente über die Vorgangsverwaltung mit Notizen und Wiedervorlagen versehen, um so keine Informationen und Termine zu verpassen. Mit Schlagwörtern können Sie die Dokumente indizieren, um Sie übergreifend zu verknüpfen und zu finden.

Dokumentenquellen

Mittels Dokumentenquellen wird den Dokumenten, Bildern und Videos, etc. ihre Herkunft zugeordnet. Somit finden Sie einfach und schnell alle Dokumente zu einer beliebiegen Auftragsnummer oder Adresse, etc..

Scannen, Fotografieren und einlesen

Scannen oder Fotografieren Sie die Dokumente und Bilder auf Ihrem Handy und lesen Sie diese automatisch ins DMS ein. Ordnen Sie den Dokumenten, Informationen, Kategorien und Schlagwörter zu. Genauso können Sie die Dokumente auch per Dialog einlesen.

Einsatzbereiche, Integration und Entwicklung

HM-DMS ist vollständig in die HM-Produktfamilie eingebunden und kann aus allen HM-Produkten genutzt werden. Des weiteren bieten wir HM-DMS auch als eigenständiges System auf Ihren Rechnern oder in der Cloud an. Durch die offenen Schnittstellen können Sie die Leistungen von HM-DMS in Ihre Programme einbinden oder über WEB-Services nutzen. Entsprechende Dokumentationen und Beispiel-Quellcodes stehen zur Verfügung.

Beispiele:

Oberfläche	Erfassung

Dokumentenbereiche	Notizen/Wiedervorlagen

Revisionsverwaltung	Suchen

Änderungsverfolgung mit MS-Office	Anonymisierung

Weitere Informationen zu HM-Software.